Se servir de Classe Pilote, de bout en bout.

1. Inscrire l’établissement

   Inscrire mon établissementCréer le compte

   classepilote.com, bouton « Inscrire mon établissement »

   Le nom, le pays et l’adresse électronique de la direction suffisent à ouvrir la porte.

2. Confirmer l’adresse électronique

   Lien reçu par courrielConfirmer

   Tant qu’elle n’est pas confirmée, le compte entre mais n’écrit pas.

3. Remplir la fiche de l’établissement

   Compléter la fiche de l’établissementContinuer

   Tableau de bord, encart « Votre établissement »

   Retrouvez les étapes de configuration dans « Mise en route » et poursuivez votre installation à votre rythme.

4. Choisir la monnaie de l’école

   Mise en routeMonnaie de l’écoleContinuer

   Mise en route, étape « Monnaie de l’école »

   Tous les montants sont tenus dans cette monnaie principale. Elle se change encore dans Monnaies et devises tant que rien n’est facturé ni encaissé, puis elle est figée.

5. Corriger la fiche plus tard

   Mon établissementInformationsEnregistrer

   Mon établissement, Informations

   Vous pouvez modifier les informations de votre établissement à tout moment depuis sa fiche.

1. Déclarer un site

   Mon établissementSitesAjouter un siteEnregistrer

   Mon établissement, Sites

   Nommez chaque site et donnez-lui un code court qui le distingue.

2. Choisir le catalogue du site

   Icône catalogue de la ligne

   Activez pour chaque site les niveaux et les filières qu’il accueille. Vous pouvez aussi copier la configuration d’un site existant : ses activations et ses classes sont reprises.

3. Basculer d’un site à l’autre

   Sélecteur de siteVue globale · tous les sites

   Le sélecteur en haut de l’écran affiche un seul site ou la vue globale, qui réunit tous les sites. La vue globale est réservée aux comptes qui couvrent tous les sites.

4. Choisir le site ouvert au lancement

   Sélecteur de siteÉtoile du site

   Survolez un site dans le sélecteur et cliquez sur son étoile : il s’ouvrira à chaque connexion. Sans étoile, le premier site actif s’ouvre. La vue globale n’est jamais ouverte d’office.

5. Limiter un compte à certains sites

   Lors de l’invitation d’un membre, choisissez les sites auxquels son accès s’applique. Sans sélection, le compte couvre tous les sites de l’établissement.

1. Déclarer un bâtiment

   Mon établissementBâtimentsDéclarer un bâtimentEnregistrer

   Mon établissement, Bâtiments

   Pour retirer un bâtiment, commencez par réaffecter les salles qu’il contient.

2. Déclarer une salle

   Mon établissementSallesDéclarer une salleEnregistrer

   Mon établissement, Salles

   Renseignez le nom de la salle, son bâtiment et sa capacité d’accueil. Vous pourrez compléter le nombre de places ultérieurement.

1. Régler la numérotation

   Mon établissementMatriculesNumérotationEnregistrer

   Mon établissement, Matricules

   Un clic sur une valeur la rend modifiable. La ligne Prochain matricule montre le numéro que recevra le prochain dossier.

1. Inviter une personne

   Utilisateurs et accèsPersonnelInviterEnvoyer l’invitation

   Utilisateurs et accès, Personnel

   Chaque personne reçoit une invitation par courriel et définit elle-même son mot de passe pour accéder à son espace.

2. Choisir son rôle

   RôleEnvoyer l’invitation

   Le rôle se choisit dans l’invitation et vaut pour chaque site coché. Laissé sur « Selon le poste », la personne reçoit le rôle par défaut de son poste : Direction, Pédagogie, Vie scolaire, Administration ou Finance. Un autre poste n’a aucun accès tant qu’un administrateur ne lui attribue pas un rôle.

3. Régler les rôles

   Utilisateurs et accèsRôlesNouveau rôle

   Utilisateurs et accès, Rôles

   Six rôles sont posés d’office : Administrateur général, Censeur, Secrétaire, Économe, Caissier et Enseignant. Chacun se règle page par page : Aucun, Les siens, Consultation ou Administrateur, puis les gestes de la page. L’Administrateur général ne se modifie pas, mais il se copie en nouveau rôle ; un rôle attribué ne se supprime pas.

4. Attribuer un rôle par site

   RôlesAttributions

   Une personne tient un rôle par site : elle peut administrer un site et enseigner sur un autre. Vous n’attribuez que sur les sites où vous administrez, jamais à vous-même, et jamais un rôle qui donne plus que le vôtre. Il reste toujours un Administrateur général sur tous les sites.

5. Inviter plusieurs personnes à la suite

   Envoyer et en inviter un autre

   Le formulaire se vide et reste ouvert pour la personne suivante.

6. Suspendre un accès qui ne sert plus

   PersonnelMenu de la ligneSuspendre

   Vous pouvez suspendre temporairement un compte et le réactiver lorsque la personne reprend ses fonctions. Son historique d’activité reste associé à son compte.

1. Consulter le journal

   Mon établissementJournal d’audit

   Mon établissement, Journal d’audit

   Les lignes les plus récentes viennent en premier.

2. Retrouver un geste

   DuAu

   Sélectionnez une période pour retrouver plus facilement les opérations recherchées. Les actions automatiques réalisées par le logiciel sont également identifiées dans le journal.

Choisir et payer

1. Choisir la formule

   AbonnementMon abonnementChoisir la formule

   Abonnement, Mon abonnement

   Indiquez le nombre d’élèves maximum, la période de facturation et la monnaie de paiement. Le prix s’affiche avant de valider.

2. Payer la période

   Activer maintenantPayer

   Une page de paiement sécurisée s’ouvre : vous y choisissez Mobile Money ou carte bancaire. L’abonnement devient actif dès le paiement reçu, même pendant l’essai.

3. Retrouver une facture

   FacturationFacturesTélécharger

   Facturation, Factures

   La facture naît au paiement reçu. La page Paiements dit, pour chacun, le moyen utilisé : la carte, ou l’opérateur Mobile Money.

4. Étendre la formule

   Mon abonnementÉtendre la formule

   Pour inscrire plus d’élèves sans attendre : vous payez tout de suite la différence jusqu’à la fin de la période en cours.

5. Réduire la formule

   Mon abonnementRéduire la formule

   Moins d’élèves ou une autre période : le changement s’applique au prochain renouvellement, sans remboursement.

6. Acheter des SMS

   AbonnementConsommationAcheter un pack

   Abonnement, Consommation

   Les SMS ne sont pas compris dans l’abonnement. Un pack vaut six mois à partir de l’achat et commence quand le précédent est épuisé. Il ne s’achète qu’une fois l’envoi de SMS ouvert à votre établissement : avant, la page l’indique et aucun pack n’est proposé. Sans pack, les messages aux familles partent par courriel.

Les cinq étages de l’année

1. Poser les périodes

   Année scolairePériodesAjouter une périodeEnregistrer

   Année scolaire, Périodes

   Trimestres ou semestres, avec leurs dates. Les bulletins s’appuient dessus. Des mois peuvent s’y ajouter pour un suivi plus fin, ils se glissent dans le trimestre sans le remplacer.

2. Poser le référentiel

   Année scolaireRéférentielReprendre du catalogueEnregistrer

   Année scolaire, Référentiel

   Sélectionnez les cycles, les niveaux et les filières proposés par votre établissement à partir du catalogue disponible.

3. Poser les programmes

   Année scolaireProgrammesChoisir un niveauAjouter une matièreEnregistrer

   Année scolaire, Programmes

   Associez les matières à chaque niveau, puis définissez leurs coefficients et les échelles de notation utilisées.

4. Choisir le barème des bulletins

   Année scolairePériodesBarème

   Année scolaire, Périodes

   Choisissez une notation sur 10 ou sur 20 selon les règles de votre établissement. Les bulletins sont générés selon le barème retenu, avec un seuil d’admission fixé à la moitié de la note maximale.

5. Déclarer les classes

   Année scolaireClassesDéclarer une classeEnregistrer

   Année scolaire, Classes

   Pour chaque classe, sélectionnez le niveau, la filière et la section concernés. Renseignez ensuite son nom, sa capacité d’accueil, sa salle et son professeur principal. Vous pourrez inscrire les élèves une fois les classes configurées.

1. Poser le barème

   ConfigurationBarèmesNouveau barèmeEnregistrer

   Configuration, Barèmes

   Créez un barème regroupant les différents frais de votre établissement : scolarité, inscription, examens, restauration ou transport. Définissez les montants, les échéances et les niveaux ou filières concernés. Les frais marqués « exigibles à l’admission » seront émis automatiquement dès l’ouverture d’un dossier.

2. Poser les aides

   ConfigurationBourses & aidesNouvelle aideEnregistrer

   Configuration, Bourses & aides

   Configurez les aides accordées aux familles : réduction pour les fratries, enfants du personnel, bourses ou autres dispositifs. Pour chaque aide, précisez les bénéficiaires, le montant ou le taux de réduction et les frais concernés.

3. Émettre les appels de frais

   FacturationÉmettreChoisir le barème et la portéeÉmettre

   Opérations, Facturation

   Générez les frais dus par chaque élève à partir du barème et des aides applicables. Le logiciel calcule les montants attendus et tient compte des obligations déjà créées pour éviter les doublons.

Dans cet ordre

1. Dire ce que deviennent les sortants

   Dossiers élèvesRegistreCocher les lignesChanger l’étatAppliquer

   Dossiers élèves, Registre

   Identifiez les élèves qui terminent leur scolarité ou quittent l’établissement. Vous pouvez mettre à jour plusieurs dossiers en une seule opération.

2. Ouvrir l’année suivante

   Année scolaireOuvrir l’année suivanteCocher ce qu’on reprendOuvrir

   Année scolaire

   Sélectionnez les éléments à reprendre de l’année précédente : référentiel, programmes, classes et autres paramètres disponibles. Vous pouvez également clôturer l’ancienne année à cette étape.

3. Faire passer les classes

   Inscriptions et admissionsRéinscriptionsChoisir la classe d’arrivéeRéinscrire

   Inscriptions et admissions, Réinscriptions

   Sélectionnez la classe d’arrivée de chaque groupe. Les élèves réinscrits sont associés à leur nouvelle classe tout en conservant leur historique scolaire.

4. Traiter les demandes de la rentrée

   Inscriptions et admissionsDemandes

   Inscriptions et admissions, Demandes

1. Régler le plan comptable

   ConfigurationPlan comptableRéglages

   Configuration, Plan comptable

   Le plan SYSCOHADA révisé est posé d’office. Avant la première écriture, vous pouvez choisir un autre plan type (SYSCEBNL pour une école associative, PCG français) et régler une fois la longueur des comptes : 6011 devient 601100 sur six chiffres. Ajoutez ensuite vos comptes, un par un ou par un fichier CSV ; un compte déjà utilisé se met en veille au lieu d’être supprimé.

2. Déclarer les comptes de trésorerie

   ConfigurationComptes de trésorerieNouveau compteEnregistrer

   Configuration, Comptes de trésorerie

   Créez un compte pour chaque moyen de paiement utilisé : caisse, banque ou Mobile Money. Vous pourrez ainsi suivre les entrées, les sorties et les transferts entre vos différents comptes.

3. Déclarer les journaux

   ConfigurationJournauxNouveau journalEnregistrer

   Configuration, Journaux

   Configurez vos journaux pour classer correctement les encaissements et les dépenses dans la comptabilité de l’établissement.

4. Vérifier les règles de routage

   ConfigurationRubriques financières

   Configuration, Rubriques financières

   Associez chaque rubrique au compte de produit ou de charge correspondant afin que les recettes et les dépenses soient correctement classées. La créance d’une facture va toujours au compte des parents, celui que les règlements apurent, élève par élève.

5. Ajouter une devise d’affichage

   ConfigurationMonnaies et devisesNouvelle deviseEnregistrer

   Configuration, Monnaies et devises

   L’école tient tous ses montants dans sa monnaie principale, choisie à la création de l’école. Elle se change encore ici tant que rien n’est facturé ni encaissé, puis elle est figée. Ajoutez une devise avec son cours, ou prenez le cours du marché proposé, puis choisissez-la au pied de page : les écrans, les graphiques et les exports s’affichent dans cette devise, et les montants se saisissent dans la devise affichée. Les exports et les pages imprimées indiquent le cours appliqué. Les comptes, eux, restent dans la monnaie principale.

1. Encaisser au guichet

   EncaissementsEncaisser au guichetChercher la familleEncaisser

   Opérations, Encaissements

   Sélectionnez l’élève, le moyen de paiement et le montant reçu. Le règlement est affecté automatiquement aux échéances les plus anciennes, et une échéance ne reçoit jamais plus que ce qui reste à payer. Le logiciel refuse un encaissement qui dépasserait ce reste.

2. Remettre la quittance

   Journal des encaissementsMenu de la ligneQuittance

   Opérations, Encaissements

   Après l’encaissement, imprimez la quittance ou transmettez-la à la famille par courriel ou par SMS.

3. Annuler une quittance

   Menu de la ligneDébloquer l’annulationRouvrir le menuAnnuler la quittance

   Si une quittance comporte une erreur, vous pouvez lancer son annulation après confirmation. Le logiciel enregistre l’opération de correction et rétablit le montant correspondant parmi les sommes dues par l’élève. Une avance portée par cette quittance est annulée avec elle.

1. Ouvrir les créances

   Créances

   Opérations, Créances

   Retrouvez les familles classées selon le montant restant à payer et l’ancienneté des échéances impayées. Ouvrez chaque dossier pour consulter le détail des frais et des règlements.

2. Relancer une famille

   Ouvrir la familleRelancer

   Préparez une relance à partir des échéances impayées. Le message reprend automatiquement les montants et les dates concernés, puis peut être envoyé par courriel ou par SMS.

3. Consentir une remise

   Ouvrir la familleRemiseMotifEnregistrer

   Enregistrez une remise en précisant son motif et son montant. Elle est ensuite visible dans le dossier de la famille et dans le journal des opérations.

1. Arrêter la caisse

   ArrêtésArrêter la journée de caisseCompter les coupuresArrêter

   Trésorerie, Arrêtés

   Saisissez le montant des espèces présentes dans la caisse. Classe Pilote le compare au solde théorique, calculé à partir du fonds de caisse initial, des encaissements et des sorties de la journée. Vous pouvez ensuite expliquer tout écart constaté. Le comptage se fait toujours dans la monnaie de l’école, celle des billets en caisse.

2. Pointer la banque

   Comptes financiersOuvrir le compteCliquer la pastille d’état

   Trésorerie, Comptes financiers

   Consultez les mouvements bancaires et marquez-les comme pointés après vérification sur le relevé correspondant. Cette opération confirme le rapprochement sans modifier les montants comptabilisés.

3. Pointer le transit

   Valeurs & transitOuvrir le compteCliquer la pastille d’état

   Trésorerie, Valeurs & transit

   Suivez les paiements en transit jusqu’à leur confirmation par la banque ou l’opérateur. Une fois les fonds disponibles, mettez à jour leur statut. Le même suivi s’applique aux chèques remis à l’encaissement.

1. Poser une dépense

   DépensesNouvelle dépenseDécaisser

   Opérations, Dépenses

   Indiquez le compte utilisé, la nature de la dépense, le bénéficiaire et le montant. Après validation, enregistrez le décaissement correspondant.

2. Joindre le justificatif

   Menu de la ligneDéposer la pièce

   Joignez la facture ou le reçu à la dépense. Si le justificatif est conservé au format papier, indiquez-le dans le logiciel pour garder une trace de son emplacement.

3. Surveiller les anomalies

   Vue d’ensembleAnomalies

   Vue d’ensemble, Anomalies

   Consultez les anomalies signalées par le logiciel : dépenses sans justificatif, encaissements hors session de caisse ou opérations en transit depuis trop longtemps. Vous pouvez ainsi identifier les points à vérifier.

1. Suivre le journal

   ComptabilitéJournal

   Comptabilité, Journal

   Consultez les écritures comptables par ordre chronologique, avec leur date d’opération et leur date de valeur.

2. Relire un compte

   ComptabilitéComptes auxiliaires

   Comptabilité, Comptes auxiliaires

   Consultez le détail des mouvements et le solde de chaque compte auxiliaire : familles, fournisseurs ou comptes de trésorerie.

3. Produire la balance

   ComptabilitéBalanceExporter

   Comptabilité, Balance

   Éditez la balance comptable sur la période de votre choix, avec les soldes débiteurs et créditeurs de chaque compte.

4. Lire le résultat et le prévisionnel

   AnalyseRésultat

   Analyse, Résultat

   Suivez les recettes et les dépenses de votre établissement, puis consultez les prévisions de trésorerie établies à partir des échéances à venir.

Avant la première demande

1. Régler les pièces à fournir

   Inscriptions et admissionsPièces à fournirAjouter

   Inscriptions et admissions, Pièces à fournir

   Définissez les pièces attendues pour une demande d’admission et précisez si elles sont obligatoires. La liste des pièces n’affecte pas les demandes déjà reçues.

2. Ouvrir le lien de préinscription

   Inscriptions et admissionsLien de préinscriptionEnregistrerCopier l’adresse

   Inscriptions et admissions, Lien de préinscription

   Définissez la période pendant laquelle les familles peuvent envoyer leurs demandes, puis partagez le lien de préinscription. Le formulaire ne propose que les niveaux ouverts sur au moins un de vos sites. Les candidatures reçues apparaîtront dans votre liste de demandes. Vous pourrez renouveler le lien si nécessaire.

Pour chaque demande

1. Enregistrer la demande

   Inscriptions et admissionsDemandesEnregistrer une demandeEnregistrer

   Inscriptions et admissions, Demandes

   Indiquez le niveau souhaité par la famille. Vous choisirez la classe au moment de l’admission, en fonction des places disponibles.

2. Noter le responsable

   Saisir le responsableou Il a déjà un espaceReprendre

   Renseignez son nom et son téléphone. Si le responsable possède déjà un espace parent, vous pouvez reprendre ses informations à partir de son identifiant.

3. Compter les pièces reçues

   Pièces reçuesPièces attendues

   Consultez la liste des pièces reçues et celles qui restent à fournir pour chaque candidature.

4. Trancher

   Menu de la demandeRefuser ou Mettre en attenteConsigner

   Enregistrez la décision prise pour chaque demande : admission, refus, désistement ou absence du candidat. Vous pouvez préciser le motif afin de conserver l’historique de la décision.

5. Affecter à une classe

   Menu de la demandeAdmettreClasseOuvrir le dossier

   Une fois la classe attribuée et l’admission confirmée, validez l’affectation pour créer le dossier de l’élève et enregistrer son inscription. Les frais marqués « exigibles à l’admission » sont émis automatiquement : l’élève est inscrit financièrement en même temps que scolairement, et vous pouvez retirer ceux qui ne le concernent pas.

1. Ouvrir un dossier

   Dossiers élèvesRegistreOuvrir un dossierOuvrir le dossier

   Dossiers élèves, Registre

   Renseignez l’identité de l’élève, son matricule et, si ces informations sont déjà connues, sa classe et son statut scolaire.

2. Répondre à la proposition d’accès

   Ouvrir un accès élèveou Fermer

   Vous pouvez créer un accès personnel pour l’élève dès l’ouverture du dossier ou le faire ultérieurement, selon les besoins de votre établissement.

3. Remettre le code en main propre

   Noter le code affichéFermer

   Remettez à l’élève le code affiché lors de la création de son accès. En cas de perte, générez un nouveau code depuis « Utilisateurs et accès », dans « Accès des élèves ».

1. Enregistrer le responsable

   Dossiers élèvesFamillesEnregistrer un responsableEnregistrer

   Dossiers élèves, Familles

   Renseignez le lien avec l’élève, le numéro de téléphone et les coordonnées de contact du responsable.

2. Reprendre ses informations s’il a déjà un espace

   Son identifiantReprendre ses informationsEnregistrer

   Si le responsable possède déjà un compte parent, saisissez son identifiant pour retrouver ses informations et les associer à l’élève.

3. Rattacher ses élèves

   Rattacher un élèveChercher l’élèveRattacher

   Associez un même responsable à tous ses enfants scolarisés dans l’établissement. Cette association permet notamment d’identifier les fratries pour l’application des éventuelles réductions.

4. Cocher les rôles

   À contacterÀ facturer

   Indiquez pour chaque responsable s’il doit être contacté, s’il est responsable du suivi financier, ou les deux.

1. Corriger un dossier

   RegistreMenu de la ligneCorriger le dossierEnregistrer

   Dossiers élèves, Registre

   Modifiez les informations nécessaires directement depuis la ligne de l’élève dans le registre.

2. Changer un élève de classe

   Fiche de l’élèveScolaritéChoisir une classeDéplacer

   Le changement de classe met à jour l’inscription en cours tout en conservant les informations sur la classe précédente.

3. Dire ce qu’un dossier devient

   Fiche de l’élèveÉtat du dossierMotifConsigner

   Sélectionnez le nouveau statut de l’élève, puis précisez le motif du changement pour compléter son dossier.

4. Trancher plusieurs dossiers d’un coup

   RegistreCocher les lignesChanger l’étatAppliquer

   Sélectionnez les élèves concernés, choisissez leur nouveau statut et confirmez la mise à jour après avoir vérifié la sélection.

5. Emporter le registre

   RegistreExporter

   Exportez l’ensemble des élèves correspondant à vos filtres, même lorsque la liste s’étend sur plusieurs pages.

1. Ouvrir la grille d’une classe

   Classes et coursEmplois du tempsChoisir la classe

   Classes et cours, Emplois du temps

2. Poser les séances

   Choisir le créneauChoisir le coursEnregistrer

   Pour chaque séance, sélectionnez le cours, le jour, l’heure et la salle. Classe Pilote vérifie les conflits d’horaires pour éviter qu’une salle ou une classe soit affectée à deux cours simultanés.

3. Relire les effectifs par cours

   Classes et coursEffectifs

   Classes et cours, Effectifs

   Consultez les élèves inscrits à chaque cours. Cette liste sert de référence pour faire l’appel et saisir les notes.

1. Poser le plan des leçons

   Classes et coursProgressionChoisir le coursNouvelle leçon

   Classes et cours, Progression

   Décomposez le programme en leçons et organisez-les dans l’ordre souhaité. Vous pouvez réorganiser le plan tout en conservant l’historique des séances déjà réalisées.

2. Remplir le cahier de textes

   Classes et coursCahier de textesChoisir la séance

   Classes et cours, Cahier de textes

   Après chaque cours, l’enseignant renseigne le contenu de la séance et indique la leçon étudiée. La progression du programme est alors mise à jour automatiquement.

3. Relire la progression

   Classes et coursCahier de textesLa progression

   Consultez la part du programme déjà étudiée, la dernière séance renseignée et les leçons restantes.

1. Faire l’appel

   Assiduité et disciplineFaire l’appelChoisir jour, classe et séance

   Assiduité et discipline, Faire l’appel

   Retrouvez la liste des élèves concernés par la séance. Confirmez les présences ou signalez les absents et les retardataires.

2. Justifier une absence

   JustificationsChoisir l’absenceJustifier

   Assiduité et discipline, Justifications

   Enregistrez le motif et le justificatif transmis par la famille ou par un autre service de l’établissement. Une fois l’absence justifiée, le statut est mis à jour dans le suivi des absences.

Régler, une fois

1. Poser le catalogue des sanctions

   Assiduité et disciplineSanctionsReprendre les sanctions courantes

   Assiduité et discipline, Sanctions

   Définissez les sanctions prévues par votre règlement intérieur, leur durée et, lorsque cela s’applique, les conditions de réintégration.

2. Poser les alertes automatiques

   Assiduité et disciplineAlertes automatiquesPoser une alerte

   Assiduité et discipline, Alertes automatiques

   Définissez les seuils qui déclenchent une alerte. Par exemple, plusieurs absences non justifiées au cours d’une période peuvent signaler la nécessité d’examiner la situation d’un élève.

Au fil de l’année

1. Trancher les propositions

   Assiduité et disciplineDisciplineValider

   Examinez chaque proposition avant de prendre une décision. Vous pouvez confirmer la sanction, en préciser les modalités ou écarter la proposition en indiquant votre motif.

2. Porter une mesure à la main

   DisciplinePorter une mesure

   Vous pouvez également enregistrer directement une mesure disciplinaire pour un incident particulier, en décrivant les faits et la décision prise.

3. Cocher l’action faite

   DisciplineOuvrir l’élèveAction faite

   Une fois les conditions de réintégration remplies, mettez à jour le suivi de la sanction. Son historique reste disponible dans le dossier de l’élève.

1. Ouvrir la grille de l’épreuve

   Notes et bulletinsSaisie des notesSession, classe et épreuve

   Notes et bulletins, Saisie des notes

   La grille affiche les élèves concernés et le barème de l’épreuve. Pour un élève absent, sélectionnez le statut correspondant afin de distinguer une absence d’une note égale à zéro.

2. Poser les notes

   Saisir ligne à ligneEnregistrer

   Les notes sont contrôlées selon le barème défini pour l’épreuve. Vous pouvez enregistrer les notes déjà disponibles et compléter la saisie ultérieurement.

3. Rouvrir une épreuve verrouillée

   Menu de l’épreuveRouvrir l’épreuve

   Une fois l’épreuve verrouillée, les notes sont protégées contre les modifications. Si une correction est nécessaire, vous pouvez rouvrir la saisie en précisant le motif de la réouverture.

Poser une session

1. Ouvrir l’écran des examens

   Notes et bulletinsExamens et contrôlesNouvelle session

   Notes et bulletins, Examens et contrôles

2. Choisir la portée et la période

   La session peut concerner une ou plusieurs classes et couvrir un trimestre, un semestre ou l’année entière. Un examen de fin d’année peut ainsi participer au calcul de la moyenne annuelle.

3. Partager les matières communes

   Sélectionnez les matières communes à plusieurs classes : elles donneront lieu à une épreuve unique, au même horaire. Les autres matières suivent le programme de chaque classe.

4. Relire l’aperçu, puis poser

   Vérifiez le nombre d’épreuves prévues et les classes concernées avant de confirmer la session. Les classes dont le programme doit être complété sont signalées.

5. Placer les épreuves dans la semaine

   Ouvrir la sessionDéplacerPlacer

   Organisez les épreuves dans le calendrier en tenant compte des horaires des classes. Classe Pilote signale les chevauchements et les doublons de matières dans une même journée.

1. Ouvrir le conseil

   Notes et bulletinsConseils de classeChoisir la classe et la période

   Notes et bulletins, Conseils de classe

   Consultez, pour chaque élève, les moyennes, le classement et les appréciations nécessaires aux échanges pendant le conseil.

2. Consigner la décision

   Ouvrir l’élèvePrononcerEnregistrer

   Enregistrez les décisions du conseil, qu’il s’agisse de félicitations, d’encouragements ou d’avertissements concernant le travail ou la conduite. Elles restent consultables dans le dossier de l’élève.

3. Rouvrir un conseil clos

   Menu du conseilRouvrir le conseil

   Si une note doit être corrigée après le conseil, vous pouvez rouvrir celui-ci en indiquant le motif. La réouverture est enregistrée dans l’historique.

4. Imprimer les bulletins

   Notes et bulletinsBulletinsChoisir la classeCocher les élèvesImprimer

   Notes et bulletins, Bulletins

   Les bulletins regroupent les moyennes pondérées, le classement, les absences et les décisions du conseil. Vous pouvez les imprimer pour un élève, une sélection ou une classe entière.

1. Écrire un modèle

   Messages aux famillesModèlesNouveau modèle

   Messages aux familles, Modèles

   Créez des modèles contenant des informations personnalisées, comme le nom de l’élève, sa classe, les montants dus ou les échéances. Réutilisez-les pour vos prochains messages.

2. Envoyer une campagne

   CampagneChoisir le modèle et la portéeEnvoyer

   Messages aux familles, Campagne

   Sélectionnez les destinataires selon la classe, le niveau ou une liste précise. Chaque famille reçoit un message adapté aux informations de son enfant.

3. Voir les envois automatiques

   Automatismes

   Messages aux familles, Automatismes

   Classe Pilote envoie seul la quittance d’un encaissement, le code d’accès d’un élève, les courriels de compte et, chaque soir, l’alerte des absences du jour sans motif. La page dit lesquels sont actifs.

4. Relire le journal des envois

   Journal des envois

   Messages aux familles, Journal des envois

   Retrouvez pour chaque envoi le destinataire, le canal utilisé, la date et le statut de livraison. Vous pouvez relancer les messages qui n’ont pas abouti.

1. Lire le tableau de bord

   Accueil

   Retrouvez les principaux indicateurs de votre établissement : effectifs, scolarité, encaissements, sommes restant à recouvrer, trésorerie et dépenses. Chaque indicateur vous permet d’accéder aux données détaillées correspondantes.

2. Descendre dans un univers

   StatistiquesChoisir le panneau

   Statistiques

   Explorez les statistiques par domaine : élèves, scolarité, pédagogie, assiduité, finances et administration. Chaque rubrique rassemble les indicateurs utiles au suivi de votre établissement, et le bouton à côté du titre les actualise. Un élève passe à surveiller dès qu’il a manqué 5 % des journées de cours prévues pour sa classe, et devient critique au-delà de 10 %.

3. Figer un instantané

   Figer les donnéesChoisir la vue

   Enregistrez un instantané des indicateurs à une date précise pour conserver les chiffres présentés lors d’une réunion ou d’un rapport. Chaque instantané reste consultable, et vous pouvez revenir à la vue actualisée à tout moment.

4. Lire les anomalies

   Vue d’ensembleAnomalies

   Consultez les anomalies détectées par le logiciel, comme les dossiers potentiellement en double, les opérations de trésorerie à vérifier ou les dépenses sans justificatif. Chaque signal vous aide à identifier les points qui nécessitent votre attention.